Sut ydych yn cyfathrebu’n effeithiol gyda rhanddeiliaid?

Mae sgiliau rheoli rhanddeiliaid yn hanfodol i weithwyr marchnata proffesiynol sy’n rheoli prosiectau mawr neu gymhleth trwy’r holl gwmni. Er mwyn i berthnasoedd da ffynnu yn y tîm marchnata a rhwng rhanddeiliaid hollbwysig y tîm, mae hi’n hanfodol ichi gynnal arferion cyfathrebu da, yn fewnol ac yn allanol. Pan na chaiff strategaethau eu rhannu, mae hi’n hawdd iawn i dimau weithio mewn ‘seilos’, gan arwain at weithio’n groes neu ddyblu’r gwaith.

Yn yr un modd, os na fydd eich ffordd o gyfathrebu â rhanddeiliaid allanol yn ddigon amlwg, gall roi pwysau hyd yn oed ar berthnasoedd da gyda buddsoddwyr, er enghraifft. Trwy roi strategaeth rheoli rhanddeiliaid ar waith, bydd modd i dimau gydweddu trwy gyfarfodydd wyneb yn wyneb a diweddariadau trwy gyfrwng amryfal sianeli.

Bydd defnyddio technegau mapio rhanddeiliaid yn helpu i bennu rhanddeiliaid hollbwysig. Mae yna bedwar o brif grwpiau i’w cael, sef:

• Diddordeb mawr – pŵer mawr: Yr unigolion hyn yw’r rhai pwysicaf, a rhaid eu rheoli’n ofalus er mwyn iddynt deimlo eu bod yn cael eu cynnwys, ac er mwyn iddynt allu arfer eu dylanwad.
• Diddordeb bach – pŵer bach: Er bod angen rhoi’r diweddaraf i’r rhanddeiliaid hyn, mae eu pŵer yn gyfyngedig iawn, felly y cwbl y bydd yn rhaid ichi ei wneud yw eu monitro am unrhyw newid yn lefel eu dylanwad.
• Diddordeb bach – pŵer mawr: Rhaid cadw’r rhanddeiliaid hyn yn hapus oherwydd mae ganddynt lawer o ddylanwad; serch hynny, bach yw eu diddordeb. Gwnewch yn siŵr na fyddwch yn eu gorlwytho â gwybodaeth.
• Diddordeb mawr – pŵer bach: Mae’r aelodau hyn o’r tîm yn werthfawr oherwydd maent yn teimlo eu bod wedi buddsoddi’n fawr yn y prosiect; serch hynny, nid oes ganddynt lawer o ddylanwad. Rhowch y diweddaraf iddynt a chadwch nhw o’ch tu.

Yna, bydd y gwaith mapio yn eich helpu i gynllunio calendr o negeseuon cyfathrebu’n ymwneud â cherrig milltir arbennig yn y prosiect, gan eich helpu hefyd i ganfod i ba randdeiliaid a thimau prosiect y mae’r wybodaeth yn berthnasol, a pha bryd. Wrth ystyried yr amryfal ffyrdd o ddiweddaru rhanddeiliaid prosiectau, mae hi’r un mor bwysig ichi beidio â pheledu pobl â gwybodaeth amherthnasol. Gall hyn arwain at leihau eu diddordeb, gan roi’r berthynas â’r rhanddeiliaid – a llwyddiant y prosiect, hyd yn oed – yn y fantol.

Ymhellach, dylid ystyried hygyrchedd yn achos pobl â nam ar eu golwg. Felly, er bod ffeithluniau yn ffordd wych o rannu llawer o ddata mewn ffordd sy’n ddealladwy yn syth, byddai’n fuddiol anodi unrhyw asedau gweledol yn y testun plaen gyda manylion llawn am y cynnwys. Bydd hyn hefyd yn ddefnyddiol i randdeiliaid sydd angen ystadegau arbennig er mwyn gallu eu rhannu gyda’u timau a chymell eu timau.

Mae fideo yn ffordd hawdd a chyflym o rannu prif eitemau newyddion na chânt eu defnyddio bob amser. Nid oes yn rhaid i’r fideo fod yn hir nac yn gymhleth ei natur; ond gan fod pobl wedi troi at gyfathrebu trwy fideo yn ystod y pandemig, maent yn fwy cyfarwydd â chael gafael ar wybodaeth yn y ffordd hon erbyn hyn. Unwaith eto, ystyriwch anodi’r fideo trwy ddefnyddio pwyntiau bwled er mwyn ymhelaethu ar y prif bwyntiau ac unrhyw ystadegau defnyddiol. Rhowch y fideo ar dudalen we a chynhwyswch y ddolen mewn diweddariad e-bost er mwyn osgoi llenwi mewnflychau pobl ag atodiadau mawr. Bydd hyn hefyd yn golygu y bydd gan y fideo gartref ac y gellir cael gafael arno bob amser, a throi’n ôl ato.

Gan fod rhai busnesau’n parhau i weithio o bell, am gyfran o’r amser o leiaf, ac yn sicr yn achos busnesau rhyngwladol mewn rhanbarthau amser gwahanol, mae llawer ohonynt yn dal i gyfathrebu trwy gyfrwng cynadleddau fideo. Yn ôl adroddiadau sydd wedi ymddangos ar sawl platfform newyddion, roedd gweithwyr wedi dechrau syrffedu ar alwadau fideo hyd yn oed yn ystod misoedd cyntaf y pandemig. Dyma reswm arall pam y gall diweddariadau fideo sydd wedi’u recordio ymlaen llaw fod yn ddefnyddiol, er mwyn i wahanol randdeiliaid allu eu gwylio yn eu hamser eu hunain. Ond wrth gwrs, mae hi’n bwysig parhau i gynnal cyfarfodydd un-i-un hefyd, yn ogystal â sicrhau bod yna ddigon o amser yn ystod galwadau fideogynadledda mawr i gynnwys sesiwn Holi ac Ateb er mwyn i bawb gael cyfle i siarad.

Er mai tasg eithaf hawdd yw dod o hyd i dempled cynllun ymgysylltu a gwrando ar wahanol awgrymiadau ynglŷn â sut a phryd i gyfarfod ag amryfal randdeiliaid, mae pob busnes yn wahanol. Efallai y bydd cynnal cyfarfod sefyll wythnosol ar gyfer rheolwyr prosiectau o fudd i rai busnesau, tra bydd busnesau eraill yn ffafrio cynnal ôl-drafodaeth bob mis. Gofynnwch i’r rhanddeiliaid pwysig sut yr hoffent gael gwybod y diweddaraf a defnyddiwch yr wybodaeth hon i lywio eich cynllun rheoli rhanddeiliaid. Mae dulliau da o reoli rhanddeiliaid yn ystwyth ac yn hyblyg, felly os na fydd rhyw strategaeth gyfathrebu arbennig yn denu digon o ddiddordeb, byddwch yn barod bob amser i newid y cynllun (o fewn rheswm – os cyflwynwch ormod o newidiadau, efallai na fyddwch yn llwyddo i ennyn ymddiriedaeth). Ewch ati i deilwra eich strategaeth ymgysylltu â rhanddeiliaid er mwyn diwallu anghenion y rhanddeiliaid, fel y bydd modd ichi fynd ati’n rhwydd i reoli disgwyliadau a sicrhau diddordeb mawr.

Er mwyn ategu’r cyfarfodydd rheolaidd sy’n rhan o’ch cynllun ymgysylltu, gwnewch yn siŵr fod modd dod o hyd yn ddidrafferth i’r dogfennau a rennir yn y cyfarfodydd, a’u bod ar gael i’r timau prosiect i gyd. Hefyd, byddai’n werth anfon crynodeb gofalus trwy e-bost. Gwnewch yn siŵr fod y negeseuon cyfathrebu hyn yn rheolaidd ac yn gyson er mwyn ichi allu diwallu disgwyliadau’r rhanddeiliaid mewn da bryd. Ystyriwch yr e-byst hyn fel rhyw fath o gylchlythyr: po fwyaf amrywiol fydd yr wybodaeth a’r dulliau o gyfleu’r data, po fwyaf tebygol yw hi y bydd rhanddeiliaid yn dymuno cael gwybod y diweddaraf.

Wrth feddwl am y modd y caiff yr wybodaeth ei rhannu a’i rhaeadru, ystyriwch eich prosiect mewn modd cyfannol. Bydd y gwaith dadansoddi rhanddeiliaid a ddeilliodd o’r broses fapio yn eich galluogi i bennu lefel y cyfranogi, lefel y diddordeb a lefel y dylanwad, a sut y bydd yr elfennau hyn oll yn cyfrannu at brosiect llwyddiannus. Yn achos grwpiau rhanddeiliaid a gynhwysir yn gynnar yng nghylch oes y prosiect, bydd angen iddynt sicrhau eu bod wedi dogfennu’r holl wybodaeth berthnasol ar gyfer ei throsglwyddo i’r grŵp rhanddeiliaid nesaf yn y cylch. Po gynharaf a pho fanylaf y caiff hyn ei wneud, po fwyaf effeithlon fydd y broses benderfynu a’r broses rheoli risg ar gyfer cam nesaf y prosiect. Er y bydd noddwr y prosiect yn cadw golwg ar hyn oll, fe fydd yn dibynnu’n helaeth ar randdeiliaid a chanddynt bŵer mawr o fewn pob tîm i gadw’r cylch i droi mor effeithiol â phosibl. Cofiwch fod sgiliau rheoli rhanddeiliaid – fel dirprwyo ac ennyn cefnogaeth eraill – cyn bwysiced ag arwain wrth fynd ati i reoli prosiectau.

Gwella eich sgiliau rheoli rhanddeiliaid

Os ydych yn weithiwr marchnata proffesiynol sy’n dymuno gwella eich sgiliau arwain a’ch sgiliau rheoli prosiectau er mwyn mynd â’ch gyrfa i’r lefel nesaf, efallai y byddai MBA Marchnata gan Ysgol Reolaeth Gogledd Cymru yn ddelfrydol ichi. Mae’r Ysgol hon ymhlith y 10 prifysgol gorau yn y DU o ran cyflogadwyedd ar gyfer myfyrwyr rhan-amser. Cewch ragor o wybodaeth yma ynglŷn â sut y gallwch ennill gradd meistr trwy fynd i’r afael ag astudiaeth hyblyg sy’n canolbwyntio ar yrfa.